So verwenden Sie diese Anleitung

Zusätzliche Unterlagen, die im Laufe des Prozesses erforderlich sind:

• Kopie des Personalausweises oder Reisepasses des gesetzlichen Vertreters.
• Handelsregisterauszug, ausgestellt innerhalb der letzten 2 Monate.

Anweisungen zum Unterschreiben:

1. Firma - BE - Mandat: Unterschreiben Sie Seite 2 mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld:

Das folgende Dokument „Company - BE - OneGate PoA “ wird nur bei Intrastat- Meldepflicht benötigt. Falls Sie lediglich Umsatzsteuererklärungen in Belgien einreichen müssen, ist dieses Dokument nicht Teil der zu unterzeichnenden Unterlagen. Sollten Sie dieses Dokument erhalten haben, befolgen Sie bitte die Anweisungen:

2. Firma - BE - OneGate PoA : Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterzeichnet werden:
   

1. Firma - CZ - PoA Marosa USt-IdNr.: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterschrieben werden:

Das folgende Dokument „Firma – CZ – Intrastat- Vollmacht “ wird nur bei Intrastat- Meldepflicht benötigt. Falls Sie lediglich Umsatzsteuererklärungen in Tschechien einreichen müssen, ist dieses Dokument nicht Teil der zu unterzeichnenden Unterlagen. Sollten Sie dieses Dokument erhalten haben, befolgen Sie bitte die Anweisungen:

2. Firma - CZ - PoA Intrastat: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterschrieben werden:

1. Dokument 1 – Firmenname - DE - Vollmacht für die Mandantenaufnahme: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld unterzeichnet werden:

2. Dokument 2 – Firma - DE - Vollmacht für die Kommunikation: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterzeichnet werden:

3. Dokument 3 – Firma - DE - Einwilligung: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterzeichnet werden:

4. Dokument 4 - Firmenname - DE - Einwilligung des Bundesfinanzamts: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld unterzeichnet werden:

1. Firma - DK - Vollmacht zur Unterschrift: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterschrieben werden:
   

Zusätzliche Unterlagen, die im Laufe des Prozesses erforderlich sind

• Kopie des Personalausweises oder Reisepasses des gesetzlichen Vertreters
• Notariell beglaubigter und mit einer Apostille versehener Auszug aus dem Handelsregister (ausgestellt innerhalb des letzten Monats)
• Beglaubigte spanische Übersetzung von:
• Der notariell beglaubigte und mit einer Apostille versehene Auszug aus dem Handelsregister
• Die notariell beglaubigte und mit einer Apostille versehene Vollmacht (es sei denn, Sie lassen eine spanische Version direkt notariell beglaubigen).

Notarielle Beglaubigung und Apostille erforderlich

Wie Sie den obigen Informationen bereits entnommen haben, verlangen die spanischen Steuerbehörden notariell beglaubigte und mit einer Apostille versehene Dokumente. Sollten die Dokumente nicht in spanischer Sprache vorliegen, ist zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung erforderlich.

Wir von Marosa möchten Sie beim Übergangsprozess unterstützen und ihn so einfach wie möglich gestalten. Um die Anforderungen an die notarielle Beglaubigung und Apostille zu erfüllen, können Sie optional den digitalen Dienst von Notarity nutzen: Online Notartermine – notarity.

Notarity bietet einen Dienst, mit dem Sie Ihre notariellen Angelegenheiten online erledigen können. Dank der digitalen Plattform müssen Sie nicht mehr persönlich zum Notar gehen, um die für den Mandantenaufnahme-Prozess erforderlichen Dokumente beglaubigen zu lassen: So funktioniert es – Notarity.

Gemeinsam mit dem Notarteam haben wir ein spezielles Verfahren für Sie vorbereitet

👉 https://app.notarity.com/#/book/marosa/

Bitte nutzen Sie unbedingt den oben genannten Link zur Buchung der Dienstleistungen. Dies ist eine speziell für den spanischen Mandantenaufnahme-Prozess bei Marosa entwickelte Option.

Der Dienst von Notarity umfasst die notarielle Beglaubigung und Apostille der Vollmacht sowie die Beschaffung des Handelsregisterauszugs (ebenfalls notariell beglaubigt und mit Apostille versehen). Der Notar hat Zugriff auf alle Handelsregister der EU und stellt uns dieses Dokument ebenfalls gerne zur Verfügung. Mit dieser Lösung vermeiden Sie die separate Beschaffung des notariell beglaubigten und apostillierten Handelsregisterauszugs.

Wenn Sie dem Link gefolgt sind, stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung. Für die spanische Mandantenaufnahme, die notarielle Beglaubigung und die Apostille der Vollmacht sowie die Beschaffung des Handelsregisterauszugs wählen Sie bitte:

Sobald die Dokumente notariell beglaubigt und mit einer Apostille versehen sind, sendet der Notar sie direkt an Marosa. Um diesen Schritt brauchen Sie sich nicht zu kümmern.

Der Vorteil besteht darin, dass Sie durch die Nutzung von Notarity die spanische Version der Vollmacht direkt notariell beglaubigen und mit einer Apostille versehen können, sodass Sie uns keine beglaubigte Übersetzung zukommen lassen müssen. Beachten Sie jedoch, dass der Registerauszug weiterhin beglaubigt übersetzt werden muss.

Bitte beachten Sie, dass die Nutzung von Notarity optional ist. Es handelt sich um einen separaten Service, an dem Marosa nicht beteiligt ist. Wir von Marosa möchten Ihnen den Prozess lediglich erleichtern und den Notardienst empfehlen, sind aber nicht Teil der Vereinbarung zwischen dem Notar und Ihrem Unternehmen. Selbstverständlich können Sie, wenn Sie dies bevorzugen, auch einen Notar Ihrer Wahl oder einen anderen Dienstleister beauftragen.

Übersetzungsanforderung

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist für den Fall, dass die dem spanischen Finanzamt vorgelegten Unterlagen in einer anderen Sprache als Spanisch verfasst sind, eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische erforderlich.

Wenn Sie für die Vollmacht die Dienste von Notarity in Anspruch nehmen, können Sie die Vollmacht direkt in spanischer Sprache zur Beglaubigung und Apostille einreichen, sodass keine weiteren Übersetzungen erforderlich sind.

Für einen Auszug aus dem Handelsregister muss dem Finanzamt zusammen mit den Originaldokumenten eine beglaubigte Übersetzung vorgelegt werden.

In diesem Zusammenhang kann Marosa Sie bei Übersetzungen unterstützen; unsere Gebühr beträgt 60 EUR pro zu übersetzende Seite. Alternativ können Sie uns die Übersetzungen zusammen mit den Originaldokumenten an unser Büro senden. Sollten wir die Übersetzungen nicht zusammen mit den Originalen erhalten, setzen wir uns bezüglich des weiteren Vorgehens mit Ihnen in Verbindung.

Anweisungen zum Unterschreiben

Die per E-Mail erhaltene Vollmacht ist ausschließlich für juristische Personen bestimmt. Falls Sie ein Einzelunternehmer sind, kontaktieren Sie uns bitte, indem Sie auf diese E-Mail antworten und um die Zusendung eines für Einzelunternehmer aktualisierten Formulars bitten.

Bitte beachten Sie, dass für die spanische Vollmacht zusätzliche Informationen benötigt werden, die uns nicht vorliegen. Wir haben das Dokument bereits mit allen uns vorliegenden Daten ausgefüllt, jedoch müssen vor der Unterzeichnung noch einige Angaben ergänzt werden. Diese sind:

Für den gesetzlichen Vertreter

Nacionalidad = Nationality = Staatsangehörigkeit

Fecha de nacimiento = Date of birth = Geburtsdatum

Lugar de nacimiento = Place of birth = Geburtsort

Número de DNI/ pasaporte = ID/Passport number = Personalausweis- / Passnummer

Emitido por = Issued by = Ausgestellt von

Válido hasta = Valid until = Gültig bis

Für das Unternehmen

Fecha de establecimiento = Date of establishment = Gründungsdatum

Nombre del Registro Mercantil = Trade register name = Handelsregistername

Wichtig! Bitte fügen Sie die oben genannten Angaben vor der Unterzeichnung hinzu.

1. Firma - ES - PoA NIF : Dieses Dokument muss wie unten angegeben unterschrieben, notariell beglaubigt und mit einer Apostille versehen werden:

*Falls Sie die notarielle Beglaubigung und Apostille mit Notarity durchführen lassen, unterschreiben Sie das Dokument nicht, bevor Sie es auf dem Portal von Notarity einreichen.

1. Dokument 1 - Firma - FR - Mandat: Dieses Dokument muss mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterzeichnet werden:
   
2. Dokument 2 - Firma - FR - Vollmacht zur Einhaltung der Vorschriften: Dieses Dokument muss auf der zweiten Seite mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit echter Tinte unterzeichnet werden:
   
3. Dokument 3 - Firma - FR - EE2-EE4 Formular: Dieses Dokument muss auf der zweiten Seite mit einer handschriftlichen Unterschrift in dem unten angegebenen Feld mit Tinte unterschrieben werden:
   
   
   Das per E-Mail erhaltene Formular EE2-EE4 ist automatisch für juristische Personen eingerichtet. Falls Sie Einzelunternehmer sind, kontaktieren Sie uns bitte, indem Sie auf diese E-Mail antworten und um die Bereitstellung des Formulars für Einzelunternehmer bitten.

Formulare sind ausschließlich für juristische Personen bestimmt. Falls Sie ein Einzelunternehmer sind, kontaktieren Sie uns bitte, indem Sie auf diese E-Mail antworten und um die Zusendung eines für Einzelunternehmer aktualisierten Formulars bitten.

1. Dokument 1 - Firma - PL - UPL-1 Formular : Dieses Dokument muss auf Seite 2 in Feld 46 mit einer handschriftlichen Unterschrift mit Tinte unterschrieben werden, wie unten dargestellt:

2. Dokument 2 - Firma - PL - OPL-1 Formular : Dieses Dokument muss auf Seite 2 in Feld 47 mit einer handschriftlichen Unterschrift mit Tinte unterschrieben werden, wie unten dargestellt:

3. Dokument 3 - Firma - PL - NIP-2 Formular : Dieses Dokument muss auf Seite 4 in Feld 126 mit einer handschriftlichen Unterschrift mit Tinte unterschrieben werden, wie unten dargestellt:
   

Zusätzliche Unterlagen, die im Laufe des Prozesses erforderlich sind:

• Kopie des Personalausweises/Reisepasses des gesetzlichen Vertreters.
• Kopie des Handelsregisterauszugs, ausgestellt innerhalb der letzten 2 Monate.

Anweisungen zum Unterschreiben

1. Firma - SE onb - Adressänderung für Mitteilungen : Dieses Dokument muss auf der zweiten Seite mit einer handschriftlichen Unterschrift mit echter Tinte in dem unten angegebenen Feld unterschrieben werden: